Qu’est-ce que la téléphonie sur Microsoft Teams ?
C’est la possibilité d’utiliser un vrai système téléphonique d’entreprise complètement imbriqué dans l’environnement applicatif de Microsoft au travers du logiciel Teams. Ce système téléphonique est complet car il a tous les éléments indispensables pour appeler et être appelé : un standard téléphonique Cloud, des lignes téléphoniques Voix sur IP et des forfaits de communications pour appeler la France et le monde entier.
Pourquoi instaurer la téléphonie Microsoft en entreprise ?
Pour les TPE/PME, inclure la téléphonie d’entreprise dans Microsoft permet d’améliorer la productivité des collaborateurs et de simplifier la tâche des administrateurs.
La téléphonie intégrée dans Microsoft Teams permet aux entreprises de toutes tailles de disposer d’un système de communication complet, professionnel et surtout unifié ce qui facilite l’administration des systèmes de communication. Il s’intègre avec l’ensemble des outils existants de Microsoft 365 (Pack Office, Exchange, OneDrive, SharePoint, Active Directory) et fonctionne depuis un ordinateur, un smartphone ou une tablette ou même un téléphone fixe (compatible Teams) ce facilite les usages et donc améliore l’efficacité du travail pour l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise.
Plus particulièrement concernant le système de téléphonie, il y a 5 fonctionnalités qui rendent la téléphonie Teams de plus en plus indispensable pour les entreprises.
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Fonctionnalité 1 : Votre ligne téléphonique pro se déplace avec vous
En cette période de crise sanitaire qui a fait exploser la part de télétravail dans les entreprises, le fait d’intégrer la téléphonie dans Microsoft Teams apporte une fonctionnalité très importante : la convergence téléphonique.
Votre compte Microsoft Teams fait converger votre ligne téléphonique sur tous les types d’appareil depuis lesquels vous pouvez utiliser une application Teams.
Ainsi, Microsoft Teams permet d’appeler et de recevoir des appels depuis sa ligne fixe professionnelle sur tous les types de terminaux (téléphone fixe, smartphone, tablette, ordinateur) dans toutes les situations (bureau, télétravail, déplacement…) au travers de ses applications (iOS, Android, PC, Mac, Web).
Les collaborateurs de l’entreprise peuvent ainsi travailler indifféremment depuis le bureau ou depuis chez eux avec les mêmes outils grâce à une simple connexion Internet.
Fonctionnalité 2 : Le standard automatique Cloud avec la reconnaissance vocale intégrée
Microsoft Teams fournit un standard téléphonique automatique ou Serveur Vocal Interactif (SVI) qui peut être utilisé pour permettre aux appelants externes et internes de se déplacer dans un système de menus afin de localiser et de transférer les appels vers des utilisateurs ou services de votre organisation.
Il donne à un appelant une série d’invites vocales ou de fichiers audio qu’il entend au lieu d’un opérateur humain. Lorsque des personnes appellent un numéro associé à un standard automatique, leurs choix peuvent rediriger l’appel vers un utilisateur ou localiser une personne de votre organisation, puis se connecter à cet utilisateur. Ils peuvent exprimer leurs choix et interagir avec le système de menus à l’aide d’un clavier téléphonique ou d’une reconnaissance vocale.
Le standard automatique Cloud offre les fonctionnalités suivantes :
- Message d’accueil spécifique de l’entreprise
- Menus d’entreprise personnalisé
- Recherche dans l’annuaire de l’organisation
- Envoi d’un message vocal à une personne de l’organisation
- Prise en charge de plusieurs langues pour les invités, la conversion de texte par synthèse vocale et la reconnaissance vocale
- Prise en charge des jours fériés et des heures d’activité
- Transfert d’appel vers un opérateur, d’autres utilisateurs, des files d’attente
- Messagerie vocale partagée
Fonctionnalité 3 : La messagerie vocale visuelle avec notification audio et écrite reçue par mail
Quand les utilisateurs de la solution Teams Téléphonie reçoivent un message vocal, ils bénéficient de plusieurs options pour être avertis de la réception de nouveaux messages vocaux et pour consulter leur boite vocale.
On peut être prévenu d’un nouveau message vocal de façon classique au travers des notifications de l’application Teams sur l’ordinateur, le smartphone ou la tablette. Mais, si vous faites partie de ceux qui désactivent leurs notifications de façon permanente ou durant certaines heures pour des raisons de confidentialité ou pour ne pas être perturbé dans votre concentration, vous pouvez aussi être notifié au travers d’un email. Cet email vous informe de l’interlocuteur (ou juste du numéro de téléphone si cet interlocuteur n’est pas dans votre répertoire), de l’heure à laquelle le message a été laissé et surtout vous recevez l’enregistrement audio du message vocal en pièce jointe de l’email et la transcription écrite du message audio reçu. Le système de synthèse vocale de Microsoft est capable de transcrire par écrit les propos du message vocal audio reçu : pratique pour ceux qui privilégient la lecture à l’écoute.
La messagerie vocale visuelle peut être consultée sur les différentes applications Teams (smartphone/tablette iOS/Android, application ordinateur Windows/Mac, navigateur web) ou depuis un téléphone de bureau compatible Teams. Quels que soient vos usages, vous avez toujours à votre disposition la façon d’utiliser votre messagerie vocale qui s’adapte à votre fonctionnement.
Fonctionnalité 4 : Gestion de la présence des collaborateurs
Les différentes applications Microsoft Teams vous permettent aussi de savoir si un collègue est disponible, occupé ou absent. L’annuaire de l’entreprise vous renseigne sur cet état de disponibilité au travers d’une simple icône affiche sur le nom de chacun de vos collaborateurs. En vous renseignant avec précision sur la situation de vos collègues, cela vous évite d’être intrusif et vous permet surtout de téléphoner depuis Teams en contactant les bonnes personnes au moment opportun.
Fonctionnalité 5 : La portabilité des numéros de téléphone sur Microsoft Teams
Pour que les utilisateurs puissent appeler depuis Teams ou recevoir des appels téléphoniques externes, il est indispensable d’avoir des numéros de téléphone. Cela se fait soit en créant de nouveaux numéros pour votre organisation, soit en portant vos numéros de téléphone existants.
Si vous disposez déjà de numéros de téléphone pour vos services ou utilisateurs, vous allez demander le basculement de vos numéros vers le système téléphonique de Microsoft afin de joindre et d’être joint sur Teams comme s’il s’agissait d’une solution de standard téléphonique classique.
Cette procédure appelée portabilité, réglementée par l’ARCEP et gérée par l’EGP (Entité de Gestion de la Portabilité), facilite le passage d’un opérateur téléphonique à un autre.
Cette opération ne peut être réalisée que par un opérateur remplissant deux conditions :
- Il est déclaré auprès de l’autorité nationale compétente l’ARCEP et peut donc officiellement exploiter une licence d’opérateur téléphonique en France
- Il propose une solution de raccordement au système téléphonique de Teams qui est agréée par Microsoft
En conclusion,
la téléphonie intégrée dans Teams propose des fonctionnalités qui s’accommodent avec les enjeux collaboratifs actuels. Toutefois, il est important de bien maîtriser l’application afin de profiter de son assortiment de possibilités, notamment lorsqu’il s’agit de téléphoner depuis Teams. Le but est de familiariser à la fois le ou les administrateurs du système et les équipes avec l’outil et d’instaurer un usage efficient de cet instrument. Pour cela, il est important que l’opérateur fournissant l’intégration et la portabilité avec Microsoft Teams intègre dans son offre de services un véritable accompagnement avant, pendant et après le déploiement de la solution.
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