Microsoft Exchange pour son entreprise

Pourquoi recourir à Microsoft Exchange pour son entreprise ?

Le travail d’une entreprise nécessite une coopération à tous les étages pour être efficace. Qu’il s’agisse de traiter la demande d’un client, de se procurer des documents ou des matériaux dans le cas où il y en aurait besoin ou bien de savoir que répondre aux fournisseurs, il faudra sans doute en discuter avec vos collègues. Pour communiquer de manière interne, il existe plusieurs moyens, depuis les mails jusqu’au déplacement vers le bureau en passant par le téléphone. Cependant, il existe également un autre moyen, plus moderne : la messagerie instantanée professionnelle, qui permet de discuter immédiatement sans être intrusif.

Microsoft Exchange pour tous vos échanges professionnels

Microsoft Exchange est un logiciel qui s’inscrit dans l’écosystème Microsoft, avec la boite mail Outlook par exemple, ou le service de Cloud de Microsoft, Onedrive. Sa proposition est simple : fournir en sus de votre boite mail un moyen d’échanger rapidement avec vos collègues, de manières privées ou collectives, afin de pouvoir obtenir rapidement les réponses à vos questions.

Cette solution résout les problèmes de tous les autres moyens de communication : fini, l’intrusion dans votre bureau d’un collègue qui cherche une information précise, plus la peine d’être contacté sur le téléphone professionnel pour des questions interservices. Il vous suffit simplement d’ouvrir votre fenêtre Microsoft Exchange, et d’envoyer un message à la personne concernée afin qu’elle soit notifiée sur son ordinateur, et qu’elle puisse vous répondre. De plus, lorsque vous avez une question qui concerne l’ensemble de l’entreprise, ou bien que vous ne sachiez pas exactement à qui demander, il vous suffira de vous adresser sur les discussions de groupe que vous pouvez créer afin de poser la question à l’assemblée. Ces groupes de discussion peuvent en outre être nommés, ce qui signifie que vous pouvez préparer des discussions de groupe sur des sujets précis comme des dossiers en cours, ou sur des thèmes relatifs au travail, aux afterwork et plus encore.

Comparatif des moyens de discussion au travail : pourquoi préférer Exchange ?

Pour échanger au travail et pouvoir améliorer la productivité, il existe plusieurs moyens. Les moyens les plus répandus sont le téléphone professionnel, les échanges de mail, la messagerie instantanée ou le déplacement jusqu’au bureau de la personne concernée.

Cette dernière méthode est aujourd’hui bien moins pratique que les autres, avec la popularisation du télétravail, les possibilités de déplacement professionnel ou pour les entreprises qui occupent plusieurs étages d’un même immeuble. Le téléphone professionnel souffre du même problème, bien qu’il puisse être attribué à chaque service et même à chaque bureau selon le désir de l’entreprise, il réduit les possibilités de communication avec ceux en télétravail ou en déplacement.

Les échanges de mail, bien qu’utiles pour garder des traces écrites de tous les échanges réalisés, ralentissent toutes les communications, et fait toujours courir le risque qu’un mail pour une question se retrouve noyé dans les autres mails importants, publicités, et échanges avec des fournisseurs ou des clients.

Exchange garde le meilleur de chaque solution. Aussi rapide que le téléphone, aussi personnel ou impersonnel qu’une discussion en face à face, tout en pouvant contacter n’importe quel collègue,

même si ce dernier est en télétravail ou en déplacement du moment qu’il a une connexion à internet. Les notifications peuvent être réglées pour être bruyantes ou non, les salons de discussion configurés en silencieux ou afficher au contraire une priorité importante et ainsi de suite. Il garde de plus un historique des messages qui peut être consulté à n’importe quel moment, et d’un système de recherche de message si vous souhaitez vérifier que personne n’a posé votre question avant vous.

Une solution mobile

Vous n’avez pas toujours un ordinateur à portée de main, et souhaitez pouvoir être contacté tout de même par vos collègues ? Microsoft Exchange inclut une version tablette, smartphone. Quel que soit le support sur lequel vous souhaitez recevoir vos messages, il vous suffit d’installer l’application ou le programme, de vous y reconnecter grâce à votre login et password, et vous revoilà joignable à n’importe quel moment de la journée de travail.

L’écosystème Microsoft

En conjoncture avec Outlook, Microsoft Exchange propose de nombreuses fonctionnalités annexes pour vous aider dans votre travail de tous les jours. Fonction de calendrier permettant de garder une trace de ce que vous y inscrivez sur votre ordinateur personnel ou sur votre smartphone, carnet d’adresses, gestion des messages vocaux si vous devez répondre rapidement alors que vous êtes dans les transports… Microsoft a créé avec son logiciel une solution tout compris pour vous aider à rendre vos collaborateurs plus productifs encore.

Grâce à un autre logiciel de Microsoft, Sharepoint, vous pourrez également utiliser Exchange pour combiner la messagerie instantanée avec un service de partage de documents.

À qui conseiller Microsoft Exchange ?

Microsoft Exchange est un logiciel avant tout adapté aux environnements professionnels qui nécessitent des échanges fréquents entre les employés. Son utilité est proportionnelle au nombre de collaborateurs d’une entreprise : pour les TPE et les PME, vous économiserez du temps de travail qui pourra être utilisé pour vous concentrer sur le développement de l’entreprise, tandis que pour les plus grandes entreprises qui comptent leurs employés par dizaine au minimum, vous éviterez bon nombre de déplacements qui nuiraient chacun à la productivité générale de l’entreprise.

En résumé

En utilisant le logiciel Microsoft Exchange, vous vous garantissez l’utilisation d’un service de messagerie instantanée professionnel facile à utiliser et à configurer, pensé pour une utilisation simple et un but précis. Si vous utilisez d’autres outils Microsoft dans votre entreprise, vous pourrez profiter de l’écosystème Microsoft pour relier vos différents logiciels et ainsi vous garantir une utilisation encore plus facile.

Grâce à Microsoft Exchange, vous gagnerez un unique moyen de communication fiable grâce auquel la productivité de votre entreprise s’améliorera, quel que soit sa taille ou son domaine d’activité.

Le petit plus ? Une sécurité à toute épreuve qui empêchera toute tentative d’espionnage ou de récupération des données transmises par le biais de ce logiciel. Dans son logiciel Exchange, Microsoft a pris à cœur de créer un environnement sécurisé où vous pourrez travailler en toute quiétude sans nécessiter d’installer des moyens de défense supplémentaires sur votre ordinateur. Alors, profitez-en !

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