Pourquoi faire la combinaison de ces deux fonctions ?
Depuis l’avènement de la technologie voip, les communications et les réseaux de communication ont évolué. Fini les dépenses extravagantes, notamment sur les factures télécoms. Les anciens standards, souvent coûteux en maintenance, sont remplacés par des solutions plus fluides et plus légères. En empruntant le réseau Internet, on économise ainsi des budgets non négligeables.
Dans le même temps, l’essor des plateformes de collaborations a permis de réinventer les façons de travailler en équipe. La plus célèbre d’entre elles, la bien nommée Microsoft Teams, est aussi l’une des plus flexibles. Que ce soit pour des micro-structures comme pour des grands groupes, cette application facilite absolument tous les échanges !
Maintenant qu’il est désormais possible d’associer deux moyens de communication auparavant clairement dissociés, on voit de nouvelles possibilités apparaître. Tout est coordonné et synchronisé au même endroit. Cela permet de gagner en aisance et de booster les performances, tout en allégeant les finances.
Plus de confort, moins d’effort
Pour installer cette technologie dans son environnement de travail il est possible d’opter pour des solutions clés en main. C’est-à-dire que ce genre de solution permet de profiter des nombreux avantages en toute facilité et en toute tranquillité. Au bureau, en déplacement ou en télétravail, les collaborateurs d’une même société ont ainsi accès à la téléphonie d’entreprise n’importe où.
Que ce soit des téléphones de bureau ou des systèmes de visioconférence, des casques individuels ou des conférenciers de salles de réunion, il est possible de tout connecter ! Et c’est là que Teams révèle tout son potentiel puisque qu’il est dès lors permis de retrouver toutes les fonctionnalités utiles que propose l’application.
Sans changer tous les numéros de téléphones de l’entreprise, sans avoir besoin de les transférer, Teams innove en proposant des fonctionnalités qu’il serait trop compliqué (voir impossible) à mettre en place avec les systèmes classiques. À l’heure du tout numérique, c’est un avantage de taille pour dynamiser les interactions au sein d’une même équipe.
Une efficacité jamais minimisée
Pour s’adapter aux contraintes extérieures, en particulier avec des contextes sanitaires fluctuants, il faut pouvoir être flexible. S’adapter aux changements, être aussi efficace à la maison qu’au bureau, devient indispensable. Avoir un outil qui répond à ces besoins et qui est capable de s’adapter de la même manière l’est tout autant.
Plus besoin de dissocier la gestion des appels d’un côté et le stockage des documents de l’autre. On retrouve tout au même endroit et sur une même application. Une interface complète d’administration est proposée pour administrer l’ensemble. Elle permet notamment de définir les différentes équipes (fonctions, services, sites,…) mais aussi de gérer les différents utilisateurs. Des graphiques et des rapports permettent également d’avoir un suivi statistique modulable. On peut paramétrer tout le matériel connecté à partir de cette même interface et ainsi configurer les différents droits des utilisateurs.
Des fonctionnalités avancées sont aussi accessibles grâce à ce système. Les appels peuvent être configurés selon les besoins et préférences (renvois, répondeur, sonnerie,…). Les lignes fixes peuvent apparaître sur mobile via les applications smartphone et les contacts sont automatiquement synchronisés, en particulier si on utilise Outlook.
Sécurisation et protection de toutes les informations
Niveau sécurité, difficile de faire mieux. Les professionnels qui installent le matériel sont chargés de configurer le niveau de protection maximum. Les équipes sont accompagnées à l’installation pour prendre en main les différents outils, même si ceux-ci restent simples à utiliser.
On peut alors configurer les équipements suivant nos propres usages et nos propres besoins, que ce soit en termes de performance, d’autonomie recherchée, ou donc de confidentialité. Les données et tous les types d’échanges sont protégés contre d’éventuelles tentatives d’accès indésirables.
Mais la caractéristique la plus essentielle pour un dirigeant d’entreprise est sans doute de pouvoir garder le contrôle en toute circonstance. Grâce à ce genre de formule, on reste maître des outils qu’on utilise et des usages qui en sont faits. L’administration s’exécute de façon simple et intuitive. Des rôles peuvent être donnés à certains utilisateurs et il est possible d’organiser son outil comme on le souhaite.
Des appareils téléphoniques adaptés aux pratiques
Pour accompagner ces solutions innovantes, il est aussi possible de moderniser son parc téléphonique avec des outils qui maximisent le rendement des applications collaboratives. Du casque sans fil anti-bruit au conférencier de salle de réunion, tout est fait pour harmoniser les usages. L’expérience utilisateur s’en trouve assurément améliorée.
Les postes fixes sont quant à eux des petits bijoux technologiques qui deviennent de précieux alliés dans les tâches du quotidien. Tous, même les produits d’entrée de gamme, sont équipés d’écran tactiles et des indispensables Bluetooth et wifi. Toutefois, l’acquisition de nouveaux téléphones fixes n’est pas obligatoire.
In fine, une nouvelle façon de travailler
La constante amélioration des technologies de l’information et de la communication permet une meilleure circulation des informations. Des schémas organisationnels se créent presque automatiquement de par l’usage qu’on fait de ces plateformes.
Combiner un système de téléphonie voip avec les atouts d’une plateforme de collaboration, c’est finalement la suite logique pour bonifier le travail d’équipe. Création et modification de contenu sont rendus plus simple et accessible à tous les membres d’un groupe de travail, quelle qu’en soit la taille. En outre, chaque élément d’une équipe dispose par ce biais de plusieurs moyens pour s’exprimer. En fonction des missions, du besoin de réactivité et/ou de détail, des habitudes de chacun et du suivi souhaité, il existe forcément une configuration idoine.
Chaque sous-projet peut également avoir son propre canal et des sous-groupes peuvent être organisés. Dans ce cas, les mêmes fonctionnalités sont accessibles, en partage de fichier, en co-édition, en modification simultanée de contenus, etc.
Pour garder une longueur d’avance et avoir une structure flexible, il convient d’utiliser ce qu’il se fait de mieux en matière de communication. Pour de l’organisation interne comme pour ce qui est du lien avec des interlocuteurs tierces, des solutions existent. Sans avoir besoin d’une mutation complète des systèmes de communication, combiner Microsoft Teams avec une téléphonie voip est à la fois simple et performant. Après une configuration aux petits oignons, il ne reste plus qu’à profiter des joies de l’intelligence collective et de tout le temps gagné grâce à cette solution.
